Inbox Zero – Zweite Woche

Nun läuft privat auch die zweite Woche mit 0 Mails in der Inbox und….

Es funktioniert

Es klappt in der Firma mit dem „Gruppenpostfach“ schon seit Monaten und in der zweiten Woche auch privat.

Ich bin entspannter. Einige Mailinglisten haben nun einen Empfänger weniger, aber gelesen hatte ich das Zeug nicht wirklich.

Fokus

Der Fokus ist nun auf die wenigen Mails und die kann ich, gemäß meinen Grundsätzen, sehr zeitnah abarbeiten und übersehe weniger.

Inbox Zero Startposition erreicht – strukturierte E-Mail-Kommunikation ist keine neue Erfindung

Emails ins Gehirn

Um die Übersicht der täglichen Arbeit zu gewährleisten und das Wichtigste nicht aus den Augen zu verlieren, empfiehlt es sich bei dem leidigen Kommunikationsmedium Nummer 1, der E-Mail, eine gewisse Struktur zu wahren.

Der „Inbox Zero“-Kult ist bei mir zu Z-NETZ-Zeiten entstanden, da als Sysop und späterer FIDO-Net Hub-Administrator sich User und Sysop-Kollegen auf die korrekte Abarbeitung ihrer Anfragen verlassen mussten.

Gruppenpostfach muss sauber bleiben

Es ist total wichtig gemeinsame Postfächer, sog. Gruppenpostfächer (Outlook-Slang), aufgeräumt zu halten, da sonst Aufgaben durchrutschen werden.

Wir machen es so,

  • dass jede/r sich in ihrem/seinem lokalen Outlook eine Farbe einer Kategorie ausgesucht hat und sein Kürzel dran geschrieben hat.
  • Nun kann man an E-Mails im Gruppenpostfach dieses Kürzel setzen und ist dafür zuständig. Jede/r setzt es selbst! Andere setzen nicht das Kürzel für jemanden. Man deligiert auch in Konferenzen keine Aufgaben an Abwesende!
  • Wir schauen gemeinsam 1x am Tag dort rein und ansonsten wenn da mal E-Mails reinkommen.
  • Man sollte die E-Mail für die man zuständig ist in etwas anderes verwandeln: Eine Aufgabe im Aufgabenverwaltungssystem, eine E-Mail an die/den Anfragende/n, etc.
  • um die Mail zügig in einem Archivordner überführen zu können und durch das Tag bleibt man als Zuständige/r für andere sichtbar.

Privat eine andere Herausforderung

Privat habe ich nicht eine, sondern einige E-Mail-Adressen und die Anfragen sind anders. Dort konsumiere ich Informationen mehr als das ich daraus für andere Aufgaben ableite. Insofern war die größte Herausforderung erst einmal eine Ordnerstruktur in den IMAP-E-Mail-Konten zu schaffen, denn man kann über IMAP-Konten hinweg Nachrichten verschieben und das mache ich mir zunutze um alles in einem Account zu haben.

Hauptordner sind sowas wie Registrierungen (wo habe ich mich registriert), Einkauf (Paypal-, Lieferstatus-Mails etc), …  Mit Unterordnern existieren nur wenige Hauptordner. Nennen wir sie mal Gruppenordner, wie Lern- und Wissen, ArbeitsgruppenProjekte

Ich habe dann für die wenigen Gruppenordner eine Unterstruktur erschaffen, die aus den ~10000 E-Mails, die da waren in den vielen E-Mail-Konten abgeleitet (so passt das zu meinen E-Mail-Inhalten) und immer folgendes entschieden

  • Löschen oder Behalten?
  • Wenn beahlten: Sofort Aktion draus ableiten oder für später markieren?
  • Wenn für später markieren, dann Kategorie setzen: Dringend, Wichtig, Lernkurse, … UND in einen Ordner verschieben
  • Wenn sofortige Aktion, dann habe ich das auch sofort erledigt, selbst wenn die E-Mail nur an DEVONthink überführt wurde

Es hat ein Wochenende gedauert, aber die seit Ende der 90er niemals aufgeräumten Dinge sind nun abgearbeitet und die ganzen IMAP-Konten sind auf 0-Eingangsmails.

Seit einer Woche halte ich das auch und habe schon etliche Mailinglisten abbestellt, die einfach keinen Mehrwert (mehr bringen). Das hatte ich im Zuge der DSGVO-Inkraftsetzung schon gemacht, aber nun eben noch mal verfeinert.

Tipp: Einfach anfangen!

 

Ahrensburg Bus 576 ab 16.8. ohne Abendverkehr – Willkommen IOKI

IOKI-Empfehlung auf der Buslinie 576
IOKI-Empfehlung auf der Buslinie 576

Unsere Familie fährt schon öfter IOKI, diesem knutschigen kleinen englischen Taxi in weiß. Es gefällt uns so gut, dass wir es als Alternative zu unser wenig genutzten 576 gerne benutzen.

576 Linie durch Linienumbau kaputt gemacht

Die 576 war mal eine gute Buslinie (sie fuhr [R] Bf. Ahrensburg <-> U Ahrensburg-West), bis sie an Wulfsdorf Almende angebunden wurde und seitdem einen Mega-Umweg macht. Man braucht gute 20 Minuten um nach U Ahrensburg-West zu kommen (vorher 10). Sei es drum. Die individuelle Mobilität durch IOKI ist zeitgemäßer, nachhaltiger und schützt auch unsere Siedlungen vor diesen dicken Bussen.

Ab dem 16.8. die 576 ohne Abendverkehr

In den Bussen wird nun darauf hingewiesen, dass ab 16. August 2021 die Fahrten um 21:30h und 23:00h ab Freizeitbad, 21:06h ab U Ahrensburg-West und 22:44h ab [R] Bf. Ahrensburg entfallen werden und man als „flexible Alternative“ IOKI Hamburg Shuttle zur Verfügung steht.

Alternatives Bezahlmodell unausweichlich für Pendler:innen

Man zahlt für eine Fahrt von IOKI 1€ extra als HVV-Kartenbesitzer:in, völlig okay. Man sollte, wenn man die Buslinie 576 vollständig aufgibt, daran denken, dass 5 Shuttles mit 10 IKOI-Mitarbeiter:innen nicht ausreichen werden um den Bedarf zu decken, da die Shuttles in Pendler-Spitzenzeiten schon jetzt stark frequentiert werden.

Zudem sollte man für Ahrensburg-Pendler (Ein- und Auspendler mit Nachweis und Profi- oder Abo-Karte) und auch Azubis und Schüler:innen über die Extra-Entgelte noch einmal sprechen, da die Stadt einen Auftrag hat, seine Bürger:innen mit ÖPNV zu versorgen.

Da derzeit jede zweite Fahrt der 576 nicht vom Kreis Stormarn sondern von der Stadt Ahrensburg bezahlt wird, kann man mit einer geringeren, bedarfsgerechteren Subventionierung rechnen und sollte über diese Abmilderung von max. 40€ für Pendler:innen pro Monat einmal nachdenken.

Nicht jede:r hat sicherlich den Maximalbedarf, aber wenn jemand nachweislich jeden/viele Tage den Bus / das Shuttle nutzt und schon eine HVV-Abo-/Jahreskarte besitzt, dann sollte das nicht noch zu höheren Kosten führen, sollten die Busse aufgegeben und durch Shuttles ersetzt werden – bei aller Mobilität wären 40€ schon fasst eine Extra-Monatskarte.