Um die Übersicht der täglichen Arbeit zu gewährleisten und das Wichtigste nicht aus den Augen zu verlieren, empfiehlt es sich bei dem leidigen Kommunikationsmedium Nummer 1, der E-Mail, eine gewisse Struktur zu wahren.

Der „Inbox Zero“-Kult ist bei mir zu Z-NETZ-Zeiten entstanden, da als Sysop und späterer FIDO-Net Hub-Administrator sich User und Sysop-Kollegen auf die korrekte Abarbeitung ihrer Anfragen verlassen mussten.

Gruppenpostfach muss sauber bleiben

Es ist total wichtig gemeinsame Postfächer, sog. Gruppenpostfächer (Outlook-Slang), aufgeräumt zu halten, da sonst Aufgaben durchrutschen werden.

Wir machen es so,

• dass jede/r sich in ihrem/seinem lokalen Outlook eine Farbe einer Kategorie ausgesucht hat und sein Kürzel dran geschrieben hat.
• Nun kann man an E-Mails im Gruppenpostfach dieses Kürzel setzen und ist dafür zuständig. Jede/r setzt es selbst! Andere setzen nicht das Kürzel für jemanden. Man deligiert auch in Konferenzen keine Aufgaben an Abwesende!
• Wir schauen gemeinsam 1x am Tag dort rein und ansonsten wenn da mal E-Mails reinkommen.
• Man sollte die E-Mail für die man zuständig ist in etwas anderes verwandeln: Eine Aufgabe im Aufgabenverwaltungssystem, eine E-Mail an die/den Anfragende/n, etc.
• um die Mail zügig in einem Archivordner überführen zu können und durch das Tag bleibt man als Zuständige/r für andere sichtbar.

Privat eine andere Herausforderung

Privat habe ich nicht eine, sondern einige E-Mail-Adressen und die Anfragen sind anders. Dort konsumiere ich Informationen mehr als das ich daraus für andere Aufgaben ableite. Insofern war die größte Herausforderung erst einmal eine Ordnerstruktur in den IMAP-E-Mail-Konten zu schaffen, denn man kann über IMAP-Konten hinweg Nachrichten verschieben und das mache ich mir zunutze um alles in einem Account zu haben.

Hauptordner sind sowas wie Registrierungen (wo habe ich mich registriert), Einkauf (Paypal-, Lieferstatus-Mails etc), …  Mit Unterordnern existieren nur wenige Hauptordner. Nennen wir sie mal Gruppenordner, wie Lern- und Wissen, Arbeitsgruppen, Projekte …

Ich habe dann für die wenigen Gruppenordner eine Unterstruktur erschaffen, die aus den ~10000 E-Mails, die da waren in den vielen E-Mail-Konten abgeleitet (so passt das zu meinen E-Mail-Inhalten) und immer folgendes entschieden

• Löschen oder Behalten?
• Wenn beahlten: Sofort Aktion draus ableiten oder für später markieren?
• Wenn für später markieren, dann Kategorie setzen: Dringend, Wichtig, Lernkurse, … UND in einen Ordner verschieben
• Wenn sofortige Aktion, dann habe ich das auch sofort erledigt, selbst wenn die E-Mail nur an DEVONthink überführt wurde

Es hat ein Wochenende gedauert, aber die seit Ende der 90er niemals aufgeräumten Dinge sind nun abgearbeitet und die ganzen IMAP-Konten sind auf 0-Eingangsmails.

Seit einer Woche halte ich das auch und habe schon etliche Mailinglisten abbestellt, die einfach keinen Mehrwert (mehr bringen). Das hatte ich im Zuge der DSGVO-Inkraftsetzung schon gemacht, aber nun eben noch mal verfeinert.

Tipp: Einfach anfangen!