Inbox Zero – Zweite Woche

Nun läuft privat auch die zweite Woche mit 0 Mails in der Inbox und….

Es funktioniert

Es klappt in der Firma mit dem „Gruppenpostfach“ schon seit Monaten und in der zweiten Woche auch privat.

Ich bin entspannter. Einige Mailinglisten haben nun einen Empfänger weniger, aber gelesen hatte ich das Zeug nicht wirklich.

Fokus

Der Fokus ist nun auf die wenigen Mails und die kann ich, gemäß meinen Grundsätzen, sehr zeitnah abarbeiten und übersehe weniger.

Inbox Zero Startposition erreicht – strukturierte E-Mail-Kommunikation ist keine neue Erfindung

Um die Übersicht der täglichen Arbeit zu gewährleisten und das Wichtigste nicht aus den Augen zu verlieren, empfiehlt es sich bei dem leidigen Kommunikationsmedium Nummer 1, der E-Mail, eine gewisse Struktur zu wahren.

Der „Inbox Zero“-Kult ist bei mir zu Z-NETZ-Zeiten entstanden, da als Sysop und späterer FIDO-Net Hub-Administrator sich User und Sysop-Kollegen auf die korrekte Abarbeitung ihrer Anfragen verlassen mussten.

Gruppenpostfach muss sauber bleiben

Es ist total wichtig gemeinsame Postfächer, sog. Gruppenpostfächer (Outlook-Slang), aufgeräumt zu halten, da sonst Aufgaben durchrutschen werden.

Wir machen es so,

  • dass jede/r sich in ihrem/seinem lokalen Outlook eine Farbe einer Kategorie ausgesucht hat und sein Kürzel dran geschrieben hat.
  • Nun kann man an E-Mails im Gruppenpostfach dieses Kürzel setzen und ist dafür zuständig. Jede/r setzt es selbst! Andere setzen nicht das Kürzel für jemanden. Man deligiert auch in Konferenzen keine Aufgaben an Abwesende!
  • Wir schauen gemeinsam 1x am Tag dort rein und ansonsten wenn da mal E-Mails reinkommen.
  • Man sollte die E-Mail für die man zuständig ist in etwas anderes verwandeln: Eine Aufgabe im Aufgabenverwaltungssystem, eine E-Mail an die/den Anfragende/n, etc.
  • um die Mail zügig in einem Archivordner überführen zu können und durch das Tag bleibt man als Zuständige/r für andere sichtbar.

Privat eine andere Herausforderung

Privat habe ich nicht eine, sondern einige E-Mail-Adressen und die Anfragen sind anders. Dort konsumiere ich Informationen mehr als das ich daraus für andere Aufgaben ableite. Insofern war die größte Herausforderung erst einmal eine Ordnerstruktur in den IMAP-E-Mail-Konten zu schaffen, denn man kann über IMAP-Konten hinweg Nachrichten verschieben und das mache ich mir zunutze um alles in einem Account zu haben.

Hauptordner sind sowas wie Registrierungen (wo habe ich mich registriert), Einkauf (Paypal-, Lieferstatus-Mails etc), …  Mit Unterordnern existieren nur wenige Hauptordner. Nennen wir sie mal Gruppenordner, wie Lern- und Wissen, ArbeitsgruppenProjekte

Ich habe dann für die wenigen Gruppenordner eine Unterstruktur erschaffen, die aus den ~10000 E-Mails, die da waren in den vielen E-Mail-Konten abgeleitet (so passt das zu meinen E-Mail-Inhalten) und immer folgendes entschieden

  • Löschen oder Behalten?
  • Wenn beahlten: Sofort Aktion draus ableiten oder für später markieren?
  • Wenn für später markieren, dann Kategorie setzen: Dringend, Wichtig, Lernkurse, … UND in einen Ordner verschieben
  • Wenn sofortige Aktion, dann habe ich das auch sofort erledigt, selbst wenn die E-Mail nur an DEVONthink überführt wurde

Es hat ein Wochenende gedauert, aber die seit Ende der 90er niemals aufgeräumten Dinge sind nun abgearbeitet und die ganzen IMAP-Konten sind auf 0-Eingangsmails.

Seit einer Woche halte ich das auch und habe schon etliche Mailinglisten abbestellt, die einfach keinen Mehrwert (mehr bringen). Das hatte ich im Zuge der DSGVO-Inkraftsetzung schon gemacht, aber nun eben noch mal verfeinert.

Tipp: Einfach anfangen!

 

Kurzthesen zur Zukunft des Softwaretestens

Im Rahmen des GFFT Symposiums „Zukunft des Softwaretestens“ wurde ich gebeten meine Thesen einmal als „Kurzvortrag“ kund zu tun (5 Min.)…

Mindset statt Tools

Erst wenn auf allen Ebenen der Wertschöpfungskette verstanden worden ist, dass der Test, die Prüfung zum alltäglichen Geschäft gehört, haben auch wir in der Software „verstanden“. Andere, wie Lebensmittel- und Arzneimittelhersteller wissen um die Schlagkraft des einzelnen Mitarbeiters, darum bilden sie auch extrem gut aus. 

Vorgehen & Methodenkoffer anstatt Werkzeugkoffer

Test-Vorgehen und -Methoden müssen verinnerlicht werden wie das Einschalten des Rechners am Morgen. Es wird nach wie vor zu sehr auf ein Werkzeug geschaut, anstatt die Anforderungen zu ermitteln und dann eine Entscheidung zu treffen. Sicherheitstests sind beispielsweise nicht „On-Top“, sondern Basisbestandteil täglichen Arbeitens. Förderung des Wissens um die neuen Methoden der Sicherheitstests – von Anfang/Anforderung an.

Standards anstatt Abschottung

Schaut man auf die Industrien, wo die Standardisierung der Zubehörteile und tlw. auch der Software weit fortgeschritten ist, ändert sich natürlich die Testtiefe. Die Basis (Standards) werden durch alle gleichermaßen sichergestellt, während die Geschäftsprozesse meistens individuell sind und einer tieferen Betrachtung unterzogen werden. Geschäftsgetriebene Test(Automatisierung) wird so gefördert.

Transzendente Qualität trifft transzendente Agilität

Prof. Dr. Jochen Ludewig hielt auf der TAV (Fachgruppe Test, Analyse und Verifikation von Software) Fachtagung im Jahre 2016 in Bremen mal einen Vortrag über Software-Qualität – Zwischen hohem Ziel und hohler Floskel.

Ich fand es sehr spannend in kurzen Ausflügen zu erfahren, dass eben die modelierte Qualität die unnatürlichere, aber eben die meßbare, kontrollierbare ist und die transzendente Qualität, nicht meßbar, aber dafür die ist, die uns begeistert. Er nahm das Beispiel der Schwarzwälderkirschtorte, die man nicht vermessen würde, sondern eben sagt, dass sie eben (oder eben nicht) ausgezeichnet war.

Wenn wir nun immer nur die meßbare Qualität nehmen, was verlieren wir dann?

Wir verlieren die unmittelbare Verbindung zur erlebten Qualität, damit auch den Blick auf denjenigen, der die Qualität erlebt (das Objektive verdrängt das – wichtigere – Subjektive.)

„Software Qualität – Zwischen hohem Ziel und hohler Floskel“ (2016)

Die Qualitätsprüfung, die wir benutzen, kann aber nur so gut sein, wie das unterliegende Modell und wird immer von dem natürlichen, was wir empfinden, (mehr oder weniger stark) abweichen.

Im agile Kontext wird die Meßbarkeit auch gerne vorne hin gestellt, also das Modell… Wie auch bei der Qualität…

Mit anderen Worten: Die modellierte Qualität bedarf stets der Kontrolle und Bestätigung durch die transzendente Qualität.

„Software Qualität – Zwischen hohem Ziel und hohler Floskel“ (2016)

Im agilen Kontext sehe ich dieselbe Herausforderung: Man muß sich im agilen Vorwärstkommen anhand von Kenngrößen auch bedenken, dass die Beteiligten „begeistert“ sein sollten, damit sie den Wandel mit tragen. Da spielen aber Kenngrößen keine Rolle, sondern das Empfinden und die Emotionen. Innerlich bewerten wir eben das Gefühl, ob man sich in der neuen Rolle und der gestellten Herausforderung wohlwollend gegenübersteht. Messen kann man das nicht, sondern die Schwarzwälder Kirschtorte muss schmecken, auch wenn es manchmal diverser Anläufe braucht.

„Agile Softwareentwicklung ist ein Vorgang, bei dem Projekte in Iterationen unterteilt werden. Das Ergebnis einer jeden Iteration wird beurteilt und dazu genutzt, den Zeitplan neu zu bewerten, Features werden nach ihrem Geschäftswert implementiert, damit die wichtigsten Dinge zuerst umgesetzt werden. Die Qualität sollte so hoch wie möglich sein. Der Zeitplan wird vornehmlich dadurch gemanaged, dass sich der Umfang des Projekts ändert.
Das ist agile Software Entwicklung.“

„Clean Agile, Die Essenz der agilen Softwareentwicklung“, Robert C. Martin „Uncle Bob“, 1. Auflage, 2020 S. 47

Der „Geschäftswert“ ist nicht immer in Geld auszudrücken, wenn es bspw. darum geht Kunden zu Fans zu machen1, denn dort kommt man über Emotionen. Natürlich ist das Endergebnis irgendwann meßbar (mehr treue, zahlende Kunden o.ä.), aber man muß manchmal auch „Umwege“ über nicht sofort meßbare Kennzahlen Wege gehen und diese sollten also nicht immer im Vordergrund stehen.

Mehr Ehrlichkeit (= Einsicht), Disziplin und Demut wären gut. Aber Disziplin bedeutet nicht, der Bürokratie zu dienen.

„Software Qualität – Zwischen hohem Ziel und hohler Floskel“ (2016)

Wenn also der reine Fokus auf die meßbare Qualität und meßbare Agilität gelenkt wird, glaube ich, verlieren wir die Verbindung zur erlebten [Lebens-] Qualität. Wir dienen dann der Bürokratie, weil jemand die Kennzahlen haben möchte.

Die Rückbesinnung auf ursprüngliche Formen (Qualität und Agilität) sollten wir am Softwareentwicklungsprozess beteiligten Menschen ab- und an mal mitgeben (Retrospektiven), denn das Produkt sollte nicht gut vermessen sein, sondern den Kunden und die am Erstellungsvorgang beteiligten Menschen begeistern…


1 Empfehlung: "Das Fan-Prinzip", Roman Becker, Gregor Daschmann, 2. Auflage, 2016

Digitalisierung aus der Stärke

Heiko (CIO) fasst mal sehr schön zusammen, warum SIGNAL IDUNA spannend anders ist. Warum Digitalisierung auch Sinn bei einem sehr erfolgreichen Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit macht.

„Versicherung wird eine Tec-Company“ – „Wer wollen wir eigentlich sein?“ – „Wenn Du die Systeme vergißt, mit denen Du Dein Geld verdienst, gehen irgendwann die Lichter aus“ – … jo, habt Spaß!

Ein Leben ohne Twitter

Am 24. März 2018 verabschiedete ich mich von Fratzenbuch, da der Cambridge-Analytica-Skandal bei mir das Faß zum Überlaufen brachte. Seit der KW26 ist nun Twitter bei mir Geschichte und liebe Bekannte und alte Weggefährten fragten warum und wie sie mit mir in Zukunft in Kontakt bleiben können. Dafür erst einmal Danke! Diese Seite hat ein Impressum, wie es sich gehört und zudem habe ich nach wie vor meinen Threema-Account (u.a.). Wer was von mir möchte, findet mich.

Ich kommuniziere gerne persönlich, also IRL (in real life), anstatt über Schriftwechsel oder soziale Nachrichten. Da ich mich einem Thema gerne auch mal über provokante und polarisierende Aussagen nähere („aus der Reserve locken“), das Spiel mit Kommunikationsmitteln eben liebe („was passiert dann“-Maschine), sind soziale Medien mir einfach zu flach. Ich brauche die Reibung, die Konflikte, die Emotionen…. auch ein strittiges Thema auszufechten ist für mich keine Belastung, sondern eher Befreiung. Können manche Menschen nicht mit um. Ich habe da in den letzten Jahren meine „emphatischen Fähigkeiten“ verbessert, aber die sind ausbaufähig, da ich diesen Weichspülmodus (alle haben sich lieb) nur bedingt akzeptiere, denn es muss am Ende auch was dabei rauskommen, damit es voran geht.

Eher konfliktvermeidende Menschen können wohl mit den sozialen Medien mehr anfangen, denn sie können Dinge ignorieren, Antworten wohl überlegt zu dem Zeitpunkt schreiben wo sie eine Antwort abgewogen haben. Grenzen ausloten, auch mal eine Aussage raushauen oder eine Emotion preisgeben, die eben nicht wohl temperiert und überlegt ist, hat auf Twitter und auch auf anderen Plattform meistens nicht nur gute Reaktionen zur folge.

Bei Twitter kommt noch erschwerend hinzu, dass ich gerne meine Quellen aus denen ich mir meine Meinung beildet habe, schwer unterbringen kann. Es ist dort nicht üblich. Ich habe aber im Informationszeitalter (als die Mailboxen die Welt eroberten) gelernt, dass es ratsam ist, den Wert einer Information oder auch nur die Richtigkeit zu überprüfen, da man sonst auf falschen Annahmen sein Meinungsbild baut. Als Tester bzw. qualitätsliebender Mensch versuche ich auf Basis von Fakten und Regeln zu agieren und nicht auf „Trends“. Trends müssen deren Verbesserung auch beweisen, damit ich sie gut finden kann…. (das wäre aber eine längere Geschichte)

Zu Corona wurde der Anteil an guten Informationen immer weniger. „Gefährliche Halbwahrheiten“ überschwemmten dann die Feeds.

Ich werfe nicht alle meine Wertevorstellungen über Bord, nur weil ein Virus mich zu neuem Handeln bewegt – Veränderung ist für mich normal. Persönliche Schutzmaßnahmen gegen eine Pandemieausbreitung, Einsatz von Remote-Arbeitswerkzeugen, Zusammenarbeitsformen mit Kolleginnen und Kollegen uvm. ist und war auf einmal im Umbruch. Nur, ich habe zumindest ausreichende Grundkenntnisse in Sachen Viren (Ausbildung in der Lebensmittelindustrie und Mikrobiologie war eines meiner Lieblingsfächer), habe seit Anfang der 2000er Jahre mit remote Arbeitstools zu tun und zudem bin ich schon seit den 90ern in Sachen Privatsphäre und Sicherheit unterwegs und habe auch Zusammenarbeitsformen mit voran getrieben, die es Kolleginnen und Kollegen vor Corona ermöglicht haben am Teamleben teilzunehmen, auch wenn sie nicht vor Ort waren. Das war vor Corona auch nie einfach, denn man muss für „soziale Nähe“ etwas tun – von beiden Seiten! Tools, die aber meine Daten dann verschleudern als wären es ihre, die sich um die Sicherheit von gesicherter Kommunikation ’n Dreck kümmern, unterstütze ich eben nicht, nur weil sie ertappt wurden und „nachgebessert“ haben.

Twitter hat nun das hochgespült, was ich immer dadurch umgangen habe, indem ich mich nur mit Menschen umgebe, die ich mag. Bei Twitter ist das aber leider nicht verhinderbar in den Sog gezogen zu werden und daher entziehe ich mich dem.

Was jetzt wenigstens passiert, dass auch Typen wie Trump & Co. die Grenzen ihres Auswurfs an Blödsinn seitens der Betreiber aufgezeigt bekommen. Zu Mailbox-Zeiten war v.i.s.d.P. (verantwortlich in Sachen des Presserechts) der …… genau Betreiber!

Mal sehen, ob es auch soziale Medien gibt, die es lohnt kennenzulernen – gerne eMail an mich.

Rein und raus im Job zu Corona

Ich hatte mir einen guten Plan zurecht gelegt, als die Entscheidung gefallen war nach 10 Jahren den Job zu wechseln. Da mir die Kolleg*innen nach wie vor am Herzen liegen, sollte es eine Abschiedsparty geben – Craft Beer-Verkostung mit Grillevent, passend zur Firma und zu meiner früheren Tätigkeit in der Lebensmittelindustrie, wo Verkostungen normal sind. Sogar ein Spiel hatte ich durch den Tipp einer Kollegin vorbereitet.

Das besondere Bier von Kehrwieder, Uwe, Buddelship und lokal gebrautes war besorgt, HSV-Stadionwurst im Kühlschrank und Rindfleisch war beim lokalen Fleischer in Winterhude bestellt, da unser deutsch-brasilianischer Kollege angeboten hat, diesen Part zu übernehmen und die Firma sogar einen neuen Gasgrill besorgt hatte….. und dann kam Corona.

Das Fleisch habe ich am Wochenende per Telefonanruf abbestellt und dadurch ist mir kein Schaden entstanden, jedoch hätte sich der Fleischer über das Geschäft sicherlich gefreut. Das Bier wurde mir ein paar Wochen später durch meinen ehemaligen Kollegen nach Hause gebracht und dann nach und nach bei dem schönen Wetter des Frühjahrs geleert – ohne ehemalige Kolleg*innen 🙁 Die Wurst ist eingefroren und manchmal tauen wir welche auf um hier zu grillen – ohne ehemalige Kolleg*innen. 🙁

Neben dem traurigen Abschied über eine Microsoft Teams-Session, wurde ich an einem meiner letzten Tage informiert, dass ein langjähriger Kollege einen Tag vor meiner Verabschiedung an einem Herzinfarkt verstorben ist….

So etwas kann man sich nicht im Albtraum ausdenken!

Verabschiedung von Verstorbenen ging also ebensowenig wie die weltliche Verabschiedung von liebgewonnenen Kolleg*innen. Alles war neu und das war sehr, sehr komisch….

Mein neuer Chef hat so ziemlich alles aufgefahren, was ging, u.a. durfte ich den Besucherparkplatz nehmen, da ich Ausnahmsweise mal mit dem Benz zur Arbeit gejuckelt bin. Zudem hat er sich zwei volle Tage Zeit genommen im 1,5m-Abstand mich vor Ort abzuholen und ich durfte und darf nach wie vor im HomeOffice oder auch im Büro arbeiten. Glücklicherweise haben die IT-Kolleg*innen kurz vor der Corona-Pandemie ihre Umstellung auf neueres Equipment erfolgreich abgeschlossen und so war das Connecten der neuen Hardware im HomeOffice ein Fingerschnipp.

Alle, ohne jegliche Ausnahme, haben immer versucht zu helfen und haben auch neue Methoden entwickelt den „Neuen“ mal kennenzulernen: Bspw. aus dem HomeOffice mal erklären welche Bücher man hinter sich hat 🙂 Das Vertrauen in meine Fähigkeiten musste ebenso von remote aufgebaut werden, wie meine Art Dinge anzugehen. Kollaboratives teilen ist glücklicherweise mein Ding und daher fiel das nicht so schwer.

Etwas mehr als zwei Monate sind vergangen und ich liebe Jabra für diesen kleinen Kreisel, den ich mir mal gekauft habe, da immer Kopfhörer bei den ganzen Telefonaten die Ohren glühen lassen (Jabra Speak 510). Miro ist wirklich ein Tool, was zur echten remote Zusammenarbeit beitragen kann. Der neue Arbeitgeber bietet auch Lernkurse für die remote Arbeit an und das gute Toolset hilft.

So langsam lerne ich auch die Kolleg*innen IRL kennen und muss das Skype-Bild mit dem realen erst einmal synchronisieren.

Spannend wird die Herausforderung der Veränderung der Organisation zu Coronazeiten, denn der Weg in die agile Welt per remote wird spannend.

Es geht also, aber ich muss das nicht nochmal haben, denn der Mensch ist ein soziales Tier und man möchte schon sehen, wie die Menschen auf einen reagieren anstatt nur die Stimme als Wahrnehmungsobjekt in den Ring zu werfen.